מהי ההקלה של רשות המסים?
רשות המסים פרסמה הנחיות חדשות המאפשרות ניהול דיגיטלי של החזרי הוצאות עובדים תוך שמירה על ציות להוראות ניהול ספרים. במקום לשמור את קבלות המקור, ניתן לסרוק ולשמור את המסמכים בארכיון דיגיטלי, בכפוף לתנאים מסוימים.
מי זכאי להקלה?
ההקלה רלוונטית לחברות העומדות בקריטריונים הבאים:
- החברה מעסיקה לפחות 50 עובדים אך ניתן לקבל את הההקלה גם לחברות קטנות.
- ההוצאה נגרמה על ידי העובד עבור המעסיק ושופתה על ידי המעסיק.
- סכום ההוצאה במסמך בודד אינו עולה על 3,000 ש"ח.
- החברה משתמשת במערכת דיגיטלית לניהול הוצאות העומדת בדרישות רשות המסים.
כיצד המערכת שלנו מסייעת לעמידה בדרישות?
המערכת שלנו מותאמת לדרישות רשות המסים ומאפשרת לנהל את החזרי ההוצאות בצורה דיגיטלית, תוך שמירה על תהליך בקרה קפדני:
קליטת נתונים ודיווח מסמכים סרוקים
- העובד מזין את פרטי ההוצאה בטופס ייעודי.
- ניתן לצלם או להעלות מסמך סרוק, אשר נשמר בשרתי המערכת.
- המערכת תומכת ב-OCR (זיהוי תווים אופטי) לזיהוי מהיר של פרטי ההוצאה.
תהליך אישור ובקרה מובנה
- כל דיווח נבדק ואושר על ידי מנהל ישיר ו/או מחלקת הכספים לפני החזר ההוצאה.
- המערכת כוללת כלי בקרה לאיתור כפילויות בהוצאות ולמניעת חריגות במדיניות החברה.
- דיווחי ההוצאות כוללים הצהרה חתומה על ידי העובד, המאשרת כי ההוצאה אמיתית והמסמך הסרוק תואם את המקור.
- לאחר אישור סופי – הדוח ננעל לשינויים, בהתאם להנחיות רשות המסים.
שמירה מאובטחת וגישה קלה לארכיון דיגיטלי
- כל ההוצאות והמסמכים נשמרים בארכיון דיגיטלי מאובטח.
- ניתן לאחזר מסמכים במהירות לפי תאריך, סוג הוצאה, שם העובד ופרמטרים נוספים.
- המערכת מאפשרת יצירת דוחות ביקורת פנימיים בהתאם להוראות ניהול ספרים.
עמידה בדרישות הרגולציה
- תהליך העבודה מותאם להנחיות רשות המסים ומאפשר ניהול נוח ותקין של החזרי ההוצאות.
- המערכת מונעת דיווחים לא חוקיים על ידי בקרות פנימיות מובנות.
יתרונות המערכת לניהול החזרי הוצאות
- חיסכון בזמן ובבירוקרטיה: אין צורך לשמור קבלות פיזיות, הכל מתועד דיגיטלית.
- שיפור הבקרה והאבטחה: בקרות מובנות מונעות כפילויות והונאות.
- שקיפות מלאה: אפשרות לאחזור נתונים בלחיצת כפתור.
- עמידה בתקנות המס: המערכת מבטיחה שכל התהליכים יבוצעו בהתאם לרגולציה.
רוצים לדעת עוד?
אם אתם מחפשים פתרון נוח ויעיל לניהול החזרי הוצאות העובדים תוך עמידה מלאה בדרישות רשות המסים – אנחנו כאן כדי לעזור!
צרו קשר לקבלת מידע נוסף או הדגמה של המערכת שלנו.
